Jeśli miałabym wskazać jedną z najważniejszych umiejętności lidera bez wątpienia byłaby to komunikacja. Komunikacja to sprawne przekazywanie informacji za pomocą różnych nośników czy też kanałów komunikacji. Możemy przecież rozmawiać na forum w czasie spotkania pracowniczego, możemy też rozmawiać przez telefon a czasem komunikujemy się poprzez email lub komunikator internetowy.
Kiedy interweniuje w sytuacjach kryzysowych w zespołach, prawie zawsze przyczyną wszelkiego zła jest brak komunikacji. Czasem do poważnych problemów dochodzi w wyniku komunikatu, który nie dotarł na czas. Czasem brakuje spójności a sens informacji gubi się gdzieś w gąszczu chaotycznych informacji.
Kiedy rozmawiamy o komunikacji, musimy zrozumieć, że jest to umiejętność, która musi być intencjonalnie rozwijana. Gdy zarządzamy zespołem, nasza umiejętność komunikacji to prawie jak procesor w komputerze. Bez tego, nie pojedziesz i już!
Poniżej moje rady na to w jaki sposób komunikować się sprawnie i efektywnie.
- Dobrze wybieraj adresata komunikatu. Nie wszystkie informacje są dla wszystkich. W dzisiejszym świecie toniemy w nadmiarze informacji, większość nawet nie czytamy. Intencjonalnie wybieraj więc adresata i zawężaj grupę odbiorców tak jak to tylko możliwe.
- Dobieraj właściwe kanały komunikacji. Jestem wielką fanką słowa pisanego i uważam, że świetnie sprawdzają się wszelkiego rodzaju instrukcje / procedury / checklisty i noty. Natomiast nie zawsze taki kanał komunikacji się sprawdzi. Czasem lepiej się z kimś spotkać osobiście lub zadzwonić. Sprawy delikatne – takie w którym chcę widzieć twarz rozmówcy i to w jaki sposób reaguje na komunikat, zawsze załatwiam osobiście. Do tego typu spraw należy min. feedback lub ocena roczna.
- Dostosuj język komunikatu. Najlepszym przykładem będą rozmowy z działem IT. Najbardziej cenię tych informatyków, którzy potrafią ludzkim językiem opowiedzieć o tym co robią, czego ode mnie potrzebują i czego nie są w stanie zrobić. Ale można też powiedzieć tak, że nie zrozumiesz ni w ząb czym jest serwer, domena i hosting. Na szczęście mam wrażenie, że większość informatyków zaczyna mówić ludzkim głosem.
- Przemyśl treść komunikatu. Ważne jest, aby umieć spójnie i logicznie budować komunikat. Mów prosto, krótko. Nie buduj nadmiernie rozwiniętych zdań. Używaj słów zrozumiałych dla wszystkich. Podaj przykłady.
- Poproś (jeśli to możliwe) aby uczestnicy spotkania opowiedzieli o tym czego oczekujesz swoimi słowami. Upewnij się, że się rozumiecie i potraficie wspólnie zobaczyć najważniejsze istoty komunikatu.
- Ćwicz asertywność. Opowiadaj o emocjach, które Ci towarzyszą. Mów konkretnie, dziel się przykładami. Nie atakuj innych. Jeśli musisz wypowiedzieć się krytycznie, mów o zachowaniu a nie o osobie.
- Bądź ciekawy rozmówcy i jego poglądu, spojrzenia na daną sprawę. Nie zgaduj, nie myśl, że wiesz co czuje / myśli Twój rozmówca.
- Słuchaj aktywnie drugiej strony. Czasem o wiele ważniejsze jest to czego nie mówi Twój rozmówca. Zwróć uwagę jaką ma postawę, czy patrzy Ci w oczy a może unika spojrzenia. Zapytaj o to.
- Nie żałuj czasu ani zaangażowania na właściwe procesy komunikacyjne. Zrozumienie tych procesów pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale i pieniądze. Im więcej energii włożysz w budowanie odpowiedniej komunikacji, tym mniej błędów będziesz musiał naprawiać.
Komunikacja to umiejętność, która pozwala właściwie zarządzać zespołem. W dobrze prowadzonych organizacjach dużo uwagi poświęca się właściwym procesom komunikacji. Liderzy dużo czasu spędzają na rozmowie z załogą, poznając ich poglądy, obawy i pomysły. Do otwartej komunikacji niezbędna jest też asertywność, ale o tym już w kolejnym tekście. 😉
