Od wielu lat z powodzeniem realizuje się w kilku rolach. Dziś wspomnę o tych związanych bezpośrednio z moją pracą. Jestem szefową wielu zespołów rozproszonych, coachem i trenerem. Połączenie tych kilku ról wymaga ode mnie absolutnej perfekcji w planowaniu i konsekwencji w działaniu.
O to moje zasady dotyczące organizacji czasu:
- Priorytety – zawsze ustalam to co jest najważniejsze w danym dniu, tygodniu, miesiącu i od tego zaczynam działanie. W mojej pracy są pewne powtarzalne zajęcia, które wyznaczają mi rytm pracy i są one turbo ważne. Wtedy nie planuję żadnych innych aktywności, bo wiem, że te konkretne zadania muszę dowieźć na czas.
Znam również swoje wartości i wiem co jest dla mnie ważne. To niezwykle pomaga w organizacji czasu – nie mam zbędnych wątpliwości, po prostu wiem co należy zrobić. I tak od wielu miesięcy priorytetem jest dla mnie zdrowie. Stawiam się na każdą zaplanowaną wizytę lekarską i nie ma od tego wyjątku. - Kalendarz – mam papierowy kalendarz i regularnie go używam. Oprócz tego co raz częściej terminy spotkań, wizyt lekarskich umawiam w Google kalendarz. Planując kolejny tydzień szczegółowo przeglądam co mam już zaplanowane i do tego dostosowuję swoją aktywność.
- Grupowanie czynności – moim ulubionym sposobem pracy jest grupowanie czynności. Jeśli muszę pracować w biurze, staram się załatwić wszystkie sprawy związane z biurem i pracą przy komputerze. Wtedy powstają wszystkie ważne maile / raporty / projekty szkoleń / artykuły / akceptacje zamówień, wynagrodzeń itp.
- Grupowanie działań pod kątem lokalizacji – nigdy nie robię pustych przebiegów. W biurze bywam rzadko, ale wtedy załatwiam wszystko od A do Z. Jeśli wyjeżdzam w delegacje do innego miasta, załatwiam tam wszystko tak aby, nie było potrzeby powrotu za kilka dni. Jeśli wiem, że będę w Krakowie z uwagi na szczepienie, od razu umawiam się na sesję fotograficzną, bo moja siostra potrafi zrobić mi świetne zdjęcia. I nie ma wtedy, że mi się nie chce albo jestem zmęczona – upycham to co trzeba zrobić w Krakowie, bo wiem, że następna taka okazja za kilka miesięcy.
I jestem w tym niezwykle uparta – jeśli pracuje po jednej stronie Warszawy, naprawdę nie będę jeździć na drugi koniec Warszawy, bo ktoś tego chce. Musi być konkretny powód, który skłoni mnie do tracenia czasu na niepotrzebny przejazd. - Co masz zrobić jutro, zrób dzisiaj – ulubione powiedzenie jednej z koleżanek w firmie. I absolutnie się z nim zgadzam. Jeśli tylko zostanie mi wolna chwila, staram się nadgonić obowiązki zawodowe lub te z prowadzeniem Pani Manager.
- Mówię „NIE” Coraz częściej odmawiam sprawom, które nie są dla mnie ważne lub priorytetowe. Uparcie pilnuje swojego zarządzania czasem – jeśli nie będę odmawiać, zabraknie mi czasu na własny rozwój i życie prywatne. Ciągle powtarzam, że pracować trzeba mądrze i efektywnie. Pracujesz? Rób to na 100%. Zajmij się tylko pracą – nie Facebookiem, Instagramem, plotkami. Po prostu pracuj.
- Technika Pomodoro – moja ulubiona technika zarządzania czasem. Nastawiam budzik w telefonie na 60 minut i po prostu pracuję. W tym czasie nie odbieram telefonu, zajmuje się tylko wyłącznie tym zadaniem. To najbardziej efektywny sposób pracy nad trudnymi zadaniami jaki znam.
- Mam wyłączone wszystkie powiadomienia – serio. Co raz częściej uważam, że Messenger to zło. I choć ułatwia komunikację i wiele rzeczy załatwia się dziś na Messengerze, to uważam, że to najgorszy z możliwych kanałów komunikacji. Mam wyłączone powiadomienia o przychodzących wiadomościach na FB, IG a także wyłączoną synchronizację poczty. Świat się nie zawalił a ja skupiam się na tym co ważne.
- Mam dwa telefony. Od wielu lat. Mój telefon prywatny znany jest tylko bliskim osobom i to one mają pierwszeństwo w kontakcie ze mną. Wiedzą, że jestem zapracowana więc kontaktują się ze mną tylko wtedy, gdy sprawa jest bardzo ważna. Coraz częściej nie zabieram ze sobą służbowego telefonu w czasie, kiedy nie pracuję. To trudne, ale z każdym dniem idzie mi lepiej. Ważne jest, aby wyznaczać granicę tych dwóch światów i nie pozwalać się im mieszać. W tym wszystkim chodzi o jasność wartości i priorytetów.
Jak widzisz, nie ma w tym zestawie magicznych sposobów lub aplikacji. Cały mój uporządkowany świat opiera się na dwóch kwestiach: priorytetach i wartościach. Wiem co jest dla mnie ważne, wiem za co konkretnie firmy mi płacą i na tym skupiam swoje działania.
Świadomość tego co jest dla Ciebie ważne i priorytetowe, znacznie ułatwi Ci zarządzanie sobą w czasie. I uwierz mi, nie potrzebujesz do tego aplikacji. Wystarczy papierowy kalendarz, ołówek i Twoja głowa.
